Irodatechnikai és hálózati eszközök az irodában
Egy iroda optimális működésében az olyan praktikus és látszólag lényegtelen dolgok, mint az irodaszerek, irodatechnikai és hálózati eszközök igen jelentős szerepet játszanak.
A koronavírus járvány miatt sok cég mellőzi a személyes jelenlétet az irodákban, és ahol lehet, a dolgozók távmunkában, otthonról látják el feladataikat. Bár a home office-nak megvannak a hátrányai (izoláció, személyes kapcsolatok leépülése, munka és magánélet szétválasztásának nehézsége stb.), a sok előnye miatt valószínűleg valamilyen formában a pandémia elmúltával is velünk marad majd. Azonban vannak a munka világának olyan aspektusai, amelyek nehézkesen működnek az online térben. A vállalati kultúra átadása, a csapatkohézió kialakítása és fenntartása szinte lehetetlen valós, közös térben eltöltött érdemi idő nélkül. A koncentrált munka, főleg a csapatmunka sem mindig megvalósítható otthoni környezetben. Így az irodára, mint munkahelyre mindig szükség lesz - ez a legtöbb cég esetében megkérdőjelezhetetlen.
Azonban távolról sem mindegy, hogy milyen az az iroda, ahol naponta 6-8-10 órát töltünk.
Sok kutatás készült a témában, amelyben felmérték, milyen elvárásaik vannak az irodai dolgozóknak a munkakörnyezetükkel szemben.
Az egyik legfontosabb tanulság az volt, hogy a magánszféra a munkahelyeken is nagyon fontos, épp ezért az open office népszerűtlen a munkavállalók körében. Megfelelő keretek között ez a fajta iroda mégis működőképes lehet. 10-12 kolléga például még jól megférhet egy légtérben, főleg, ha a munkájuk jellege miatt is fontos a napi, személyes kapcsolattartás.
A saját tér nagyon fontos, a munkahelyeken is. A válaszadók túlnyomó többsége szerint a legfontosabb, hogy legyen saját asztala, munkaállomása. Ez a privát terület, amelyet saját ízlésére formálhat, ahol megtalálja előző nap otthagyott eszközeit. A második kiemelt jelentőségű dolog függetlenül az iroda nagyságától, hogy legyenek olyan kisebb zugok, fülkék, ahonnan magánügyben telefonálhatnak. A dizájn szerepe korántsem olyan jelentős, mint azt sokan gondolják. A csend, a kényelem és az ergonómia, például egy gerinckímélő forgószék, megfelelő méretű és magasságú asztal, a dizájnt mind megelőzik.
De a nyugodt, elmélyült munkát támogató csendes, személyes terek mellett a közös, kreatív problémamegoldó munkához egészen más környezet, informális tér kell. Az otthonosabb, társalgó jellegű vagy épp kávéházakat idéző kötetlenebb munkakörnyezet hatékonyabbá teszi a csapatmunkát. Nagy kihívás rátalálni a két munkatér közötti ideális arányra. Nem jár tehát messze a - kutatásokkal alátámasztott – igazságtól az a közkeletű vélekedés, miszerint a munkahelyen a legfontosabb a kényelmes szék és a jó kávé.
Megvan a kényelmes szék, csendes, nyugodt munkaállomás, mégsem megy a munka? Hegyekben állnak a papírok, nem találsz egy tollat, ami fog és a nyomtató sem működik?
Hát igen! Ez gyakori probléma! Hiába a megfelelő környezet, ha az irodában nincs rend, és nem a megfelelő irodatechnikai eszközöket használjuk! Természetesen az irodai gépek (nyomtató, fénymásoló, telefon stb.) és hálózati eszközök (számítógépek, laptopok, router stb.) megbízható működése is alapfeltétel.
A rendrakás sokszor nem vonzó időtöltés egy munkahelyen, mert nem látványos, nem jár érte előléptetés, esetleg még meg is szólják azt a dolgozót, aki „munka helyett pakolászik”. Pedig a rend kialakítása és fenntartása a legfontosabb dolog a hatékony munkavégzés érdekében. Gondoljunk csak bele, ha valaki az irodáját, a környezetét nem tudja rendben tartani, hogyan lesz képes a rábízott feladatokkal megbirkózni, vagy egy egész csapat munkáját összehangolni, irányítani? Sokszor sajnos egyáltalán nem foglalkozunk azokkal a dolgokkal (mint például a tűzőgép, lyukasztó, irattároló, iratmegsemmisítő, nyomtató), amelyeket nap mint nap használunk az irodában. Pedig, ha jobban átgondolnánk munkamódszereinket, sokkal hatékonyabban tudnánk dolgozni és a megfelelő, jó minőségű, tartós irodaszerek, hálózati eszközök és irodatechnika használatával jelentős megtakarítást érhetnénk el a költségek terén is.
Minden munka felét a helyes munkamódszerek és a megfelelő irodatechnikai, hálózati eszközök ismerete és használata jelenti. Először pár praktikus munkamódszert és -eszközt ismertetnék, melyek a rend fenntartásában segítenek, utána rátérek napjaink korszerű internetes hálózati eszközeinek bemutatására.
Az irodai rend kialakításának és fenntartásának első lépése a kezeink között megforduló iratokat kontroll alatt tartása.
Jó módszer, ha három különböző kategóriába gyűjtjük az irodában keringő papírokat. Például válasszunk három mappát és – az egységes megjelenés érdekében - egy címkézőgép segítségével – lássuk el őket a következő feliratokkal: bejövő, kimenő, lefűzendő. A bejövő mappában legyenek a még át nem nézett iratok. A kimenő mappa azoknak a papíroknak legyen fenntartva, amelyek arra várnak, hogy eljussanak a címzetthez. A lefűzendő irattartó azoknak a papíroknak van fenntartva, amelyek rövid időn belüli lefűzésre várnak.Az archiválásra, lefűzésre több módszer is létezik. A nagyon fontos dolgokat laminálással biztosan megvédhetjük a szennyeződéstől, az egy ügyhöz tartozó összes anyagot pl. spirálkötéssel vagy karos mappa használatával egy dokumentumba rendezhetjük. A kevésbé terjedelmes, vagy még nem teljesen lezárt anyagok kezelésére jó módszer az iratsínek használata, hiszen egy mozdulattal eltávolíthatjuk a sínt, és az újabb papírokat könnyedén a többihez csoportosíthatjuk.
Nagyon fontos a keletkező hulladék kezelése. A legjobb, ha az irodádban, közvetlenül az asztal mellett van egy iratmegsemmisítő, amellyel azonnal ledarálhatjuk a szükségtelen papírokat. Ha nincs ilyen irodatechnikai eszköz, akkor nevezzünk ki egy fíx, félreeső helyet a felesleges papíroknak, és napi, heti rendszerességgel szabaduljunk meg tőlük. A környezettudatos olvasók felapríthatják jegyzetpapírnak, vagy az óvodák is szívesen szokták fogadni az egyik oldalukon üres papírokat a gyerekeknek rajzolgatáshoz.
A folyamatban levő projektekkel kapcsolatos mappákat tartsuk közel az íróasztalunkhoz. Kizárólag azokat a papírokat őrizzük meg, amelyekre valóban szükség van.
A munkahelyeken általában kétszer annyi rögzített technológia, hálózati eszköz (PC, nyomtató, vonalas telefon, router stb.) van, mint mobil technológia (mobiltelefon, tablet, laptop) és ez nem véletlen, hiszen ezek az eszközök folyamatos irodai munkavégzésre lettek tervezve, használatuk ergonomikus, kényelmes.
Sokan épp ezért preferálják az irodai munkavégzést a home office-szal szemben. Valljuk be, a kis kijelzős laptopokat nem folyamatos irodai munkára, hanem hordozhatóságra, szórakozásra (filmnézésre, interneten szörfölésre, játékra) tervezték. Nyolc órás, asztalra helyezett laptopon végzett munka (= görnyedés) után garantált a nyakmerevség és fejfájás. Egy csatlakoztatott monitor segít valamennyit a helyzeten, de az így létrejött munkaállomás még mindig messze nem ér fel egy asztali PC-vel. Legyen bármilyen kicsi is egy vállalkozás, álljon akár csak egy irodából, ha már egynél több számítógép dolgozik benne, érdemes azokat minél hatékonyabban összekötni, hálózatba rendezni. A gyorsaság mellett a biztonságra is fektessünk hangsúlyt, és gondoljuk át, hogy másra is lehet használni a hálózatot, mint gépek kommunikációjára.
A nyomtatók, hálózati eszközök telepítése és működtetése már egy kisebb irodában is szakembert, de legalábbis IT-területen jártas kolléga közreműködését és folyamatos munkáját igényli. Hiszen a legmodernebb irodatechnika, internetes technológia is csak akkor ér valamit, ha megbízhatóan működik.
Minden iroda alapfelszerelése a nyomtató, amely lehetővé teszi mindenféle dokumentum gyors, egyszerű kinyomtatását. A modern készülékek kábellel vagy kábel nélküli technológiával is könnyedén csatlakoztathatók asztali gépekhez, tabletekhez, okostelefonokhoz.
A nyomtatók típusairól, hogy melyek milyen fajta dokumentumok nyomtatására a legalkalmasabbak az alábbiakban olvasható egy kis összefoglaló.
A lézernyomtató főleg a fantasztikus nyomtatási sebességével tűnik ki a nyomtatók sorából, ugyanis egyidejűleg nyomtatja ki az egész oldalt. Eredetileg fekete-fehér nyomtatásra szánták a technológiát, de manapság bőven találunk színes nyomat készítésére alkalmas típust is. A készülék viszonylak drágább, ahogy a festékpatronja, a toner sem olcsó. Azonban vannak nagyobb kapacitású tonerek is, melyekkel viszonylag sokat, akár 3-5000 oldalt is nyomtathatunk, így összességében behozza az olcsóbb készülékeket.
A tintasugaras nyomtatók olcsók, és a festékpatronjuk könnyen cserélhető, illetve újratölthető. A tintát nagyon apró cseppekben viszik fel a papírra, ezért nagy felbontású és szép képeket lehet velük készíteni. Nagyfokú pontossága miatt fotónyomtatásra különösen alkalmas. A mai otthonokban megtalálható nyomtatók többsége tintasugaras elvű. Színes és fekete-fehér nyomatok készítésére egyaránt képesek.
A multifunkciós nyomtatók nemcsak nyomtatásra, hanem fénymásolásra, szkennelésre, egyes típusok faxolásra is alkalmasak. Sokoldalúságuk miatt ez a típus igen elterjedt az irodai használatban.