Papírok archiválása rövid és hosszútávon - recept az átlátható rendszerhez

Papírok archiválása rövid és hosszútávon - recept az átlátható rendszerhez

Papírok archiválása rövid és hosszútávon - recept az átlátható rendszerhez

A cikket a Kívül Belül Boldogság blog készítette.



Te képes vagy megtalálni bármilyen papírt az otthonodban 2 perc alatt? Vannak olyan részei az otthonodnak, melyek mágnesként gyűjtik össze a papírokat? Amikor beérkezik egy levél az otthonodba, mennyi idő után rakod el a helyére? Ehhez szeretnék útmutatást nyújtani, megfelelő módszerek és eszközök segítségével.

Papírok funkciója

A papírok szerves részei az életünknek. Nap, mint nap kapunk leveleket, kinyomtatott formában jut el hozzánk sok információ, és mivel nem tudjuk biztosan, hogy szükségünk lesz-e rá később, inkább hazavisszük azokat. Azonban mivel folyamatosan hazahordjuk az iratokat, nem mindig vagyunk képesek azonnal rendesen elrakni őket. Így aztán sokszor csak kallódnak az otthonunk különböző felületein. Reménykedünk, hogy majd egyszer eljutunk a pillanatig, amikor már annyira zavar minket a látvány, hogy leülünk és nekiállunk archiválni a papírjainkat.

Mivel félünk elengedni bármit is, hiszen mi van, ha egyszer szükség lesz rá, így csak gyűlnek egy nagy halomban. Azt viszont fontos kiemelni, hogy a papírok az esetek nagy részében tájékoztató jellegűek, és elolvasás után megválhatunk tőlünk. Elérte a célját, megkaptunk a tudást, amit nyújtott számunkra. Ezzel a gondolásbeli váltással, vagyis, hogy a papírok nagy részét nem szükséges tárolni, képesek leszünk drasztikusan csökkenteni az otthon hegyekben felhalmozódó papírjainkat. Így mielőtt bármilyen eszközt is a kezedbe vennél, bizonyosodj meg róla, hogy csak azt tartod meg, amire szükséged van.

Fontos papírok archiválása

Mégsem tudunk mindentől megválni. Vannak olyan papírok, amiket különböző oknál fogva muszáj megtartanunk, és tárolnunk az otthonunkban. A megtartandóak listája minden háztartásban más, hiszen más háztartást vezetünk. Valakinek sok háztartási géppel kapcsolatos jótállási papírja van, mondjuk aki épp most költözött, valakinek van autója, valaki otthonról dolgozik, és valaki halmozza a diplomáat és az okleveleket :). Archiválásra viszont mindenkinek szüksége van. Itt kiemelném, hogy a papírok archiválásába nem tartoznak azok, melyek 1-2 héten belül elhagyják az otthonunkat (például befizetendő csekk, vagy pár napon belül elintézendő dolgokkal kapcsolatos iratok). Ezeknek az otthonunkban egy "elintézendő", akcióra felhívó megoldás szükséges. A fontos, megtartandó papírjainkat két módszer elv mentén archiváljuk. Vannak a rövid, egy éven belül megtartandóak, és vannak a hosszú távon megtartandó papírjaink, melyeket évekig, vagy akár örökre is meg kell tartanunk. A papírok archiválásához szükségünk van hatékony eszközökre. Ebben segít például az Office Depot, ahol számos megoldást találsz a papírjaid archiválásához.

Rövidtávon megtartandó papírok archiválása:

Azoknak a nyugtáknak, csekkeknek, bizonylatoknak és számláknak a tárolására, amiktől egy éven belül megválhatunk, de egy ideig szeretnénk megőrizni, egy harmónika irattartó kiváló megoldást jelenthet. Érdemes egy nagyobbat, a 13 részeset beszerezni, hogy a részeket fel tudjuk osztani a hónapok neveivel. Minden hónap kaphat egy fület.

A módszer a következő:

ha bármikor kapsz egy számlát, vagy befizetsz egy csekket, de még megtartod, hátha később számon kérik rajtad (hivatalosan egy évig reklamálhatja vissza a szolgáltató, hogy nem érkezett meg a befizetés), akkor beteszed abba a hónapba, ameddig meg kell őrizni. Azoknál pedig, ahol pontosan látod, hogy az előző havi elszámolás alapján mi az egyenleged, nem is érdemes megtartani. Az ultra biztos megoldás, hogy pont abba a mappába teszed be, amilyen hónap van, hogy aztán ezt egy évvel később elengedhesd. Tovább azonban semmiképpen se tartsd meg.Azoknál a szolgáltatóknál, ahol elektronikusan fizetsz, ott csak egy elszámolást kapsz, azt sem szükséges megőrizni. A cél ebben az esetben az, hogy kizárólag csak addig tartsd meg a csekket, ameddig hasznos számodra.

Ha legközelebb elmész vásárolni, veszel egy cipőt, amit hat hónapon belül tudsz csak visszacserélni, akkor a hat hónappal későbbi fülbe kerül a számla. Hat hónappal később, a hónap végén átnézed a hónap fülét, benne az egész hónap felgyülemlett papírjait, és megbizonyosodsz róla, hogy megválhatsz ezektől. Hiszen a példánál maradva később már nem tudod visszacserélni a cipőt, hiába megy tönkre, így nincs is szükséged az ezt igazoló dokumentumról.

A 13., vagyis a legelső fülbe azok a papírokat teheted, amik beérkeznek az otthonodba, de még nem érzed úgy, hogy rendszerezni szeretnéd azokat. Nem mindenki tudja azonnal feldolgozni az otthonába beáramló leveleket. Ezzel a megoldással időt adsz magadnak, mégis egy helyen lesznek. Nem kallódnak el, és végképp nem lesznek a konyhapultodon, vagy az otthonod különböző részeiben. Ezeket pedig akkor rendszerezd (legkésőbb) amikor amúgy is átnéznéd az aktuális hónap papírjait, vagyis minden hónap utolsó napjaiban. Írd be a naptáradba, és szánj rá minden hónapban egy kis időt, hogy mindig megtaláld a papírjaidat, amikor szükséged van rá.

Meddig kell megőrizni a rövid távú papírokat?

  • Közüzemi számla/befizetett csekk: maximum egy évig igényelheti a befizetést a szolgáltató
  • Parkolóóra nyugta: 1, de 2 évig visszamenőleg is igényelhetik a díjat
  • Egyéb számlák: írjuk rá mindig, hogy meddig vihetjük vissza az adott terméket 3-6-12 hónap
  • Kihagytam valamit? Írd le a kommentbe! :)

Hosszú távon megtartandó papírok archiválása

Ezek után vannak a pár évig megőrzendő papírok, és az örökre megtartandó papírok. Ezeket mind először nagyobb tematika szerint érdemes rendszerezni, például:

  • Otthon
  • Egészségügy
  • Munka
  • Oktatás

majd pedig ezen belül alkategóriákra bonthatod, például az Otthont:

  • Lakás szerződés
  • Alaprajz
  • Szakemberek
  • Autó
  • Jótállások, garancia

Ahol szükséges, ott pedig évek szerint is bontsd fel.

Címkézd fel, és tárold az összeset egy helyen; egy mobil függőmappa tartóban. A függőmappa tartó azért egy hatékony módja a hosszú távon megtartandó papíroknak, mert mobil, bárhova viheted az otthonodon belül, valamint a belsejében is könnyen mozgatható, átrendezhető.

A papírokat állítva tudod benne tárolni, könnyebben hozzá tudsz férni, és egyszerűen átrendezheted, kiveheted bármikor. Így nem kell egymás alól kihúzogatni, és megnézni az összeset, mire megvan az, amit keresel.

Az asztalodon, karnyújtásnyira, kizárólag olyan eszközöket tárolj, amire viszonylag gyakran szükséged van. Nézd át, hogy mi az, amit naponta használsz, és azokat az íróasztal rendszerező kisokos alapján rendszerezd.

Így azokat az eszközöket, amiket csak havonta egyszer veszel elő, amikor archiválsz, például a tűzőgépet, vagy pedig a lyukasztót, tárold egy megfelelő tároló dobozban, és rakd el egy olyan helyre, ahol könnyen hozzáférhetsz, mégsem vizuális zaj számodra. Nemcsak üzenet, telefonhívás, és egyéb értékesítés zavarhat meg a munkában, hanem az is, ha mindenhol tárgyak vesznek körül, és nem tudsz emiatt odafigyelni arra, ami számodra fontos. Az otthonodban, különösen az asztalodnál fontos, hogy fókuszálni tudj, és kizárj minden olyan zavaró tényezőt, ami meggátol a hatékony munkában.

A cél az, hogy bármikor képes legyél 2 percen belül elővarázsolni azt a papírt, amire éppen szükséged van. Ez a módszer, ezekkel az eszközökkel ezt teszi lehetővé. Sok sikert az archiváláshoz!

A cikkben megjelent termékeket itt találod: Függőmappa tartó, Függőmappa, Harmónika tartó, Tároló doboz, Lyukasztó, Fűzőgép, Post it, Gémkapocstartó, Gémkapocs, Filctoll, Szövegkiemelő

Ezeket a termékeket most 15%-os kedvezménnyel megvásárolhatod online a „kivulbelulboldogsag” kuponkóddal január 16 és 31 között.