{{ComputedLoadMoreText}}

{{totalCount}} termékből {{dataLength}} darabot már láttál

Az iratrendezés és archiválás legfontosabb szempontjai

Az iratrendezés, archiválás nem egyszerűen iratok mappákba, iratgyűjtőkbe pakolása, hanem az irodai iratkezelés meghatározott szempontok szerint kialakított rendszere.

Magában foglalja a dokumentumok típusok szerinti megkülönböztetését, csoportosítását és olyan módon történő rendezését, tárolását, archiválását, hogy egy esetleges későbbi keresésnél az adott irat a lehető leggyorsabban elérhető legyen.

Az iratrendezés lépései

Ez a feladat jóval összetettebb, mint az iratok közötti egyszeri rendrakás. Hogy egy vállalkozás mindennapi ügymenete zökkenőmentes legyen, arra van szükség, hogy az egyes iratokat egy hosszú távon is működő, jól átgondolt rendszer szerint kezeljük, tároljuk egy olyan helyiségben, ahol aztán akkor is könnyen, gyorsan megtaláljuk a kérdéses darabokat, amikor legközelebb szükségünk lesz rájuk.

Rendszerezés

A sérülések elkerülése végett először az iratot egy átlátszó műanyag tasakba, genothermbe tesszük, majd egy egyszerű iratvédő mappába helyezzük. Az iratvédő mappa készülhet vékony kartonpapírból vagy műanyagból, és többféle kivitelben (gumis, zsebes, boríték alakú, ablakos stb.) is kapható.

Ezután az iratot valamilyen rendszer szerint úgy helyezzük el, hogy bármikor könnyedén elő-vehessük. Az íróasztal áttekinthető rendjének fenntartása érdekében használjunk címkével ellátott asztali papírtartókat, irattálcákat, iratpapucsokat!

Egy igen elterjedt módszer, ha három kategóriába, három iratrendezőbe – pl. gyűrűs mappába, tokos iratrendezőbe vagy irattálcán – gyűjtjük az irodába érkező papírokat: bejövő, kimenő, lefűzendő. A bejövő felirattal ellátott mappában tároljuk a még át nem nézett iratokat. A kimenő mappa azoknak a papíroknak legyen fenntartva, amelyek továbbításra várnak. A lefűzendő irattartó azoknak a dokumentumoknak a helye, amelyek rövid időn belüli lefűzésre, archiválásra várnak.

Másik elterjedt módszer, ha a rendszerezésnél színeket használunk. Legyenek témakörök, amelyekhez különböző színek tartoznak! A pénzügy lehet például sárga, a szerződések kerülhetnek piros iratgyűjtőkbe. Így már első pillantásra tudni fogjuk, hol kezdjük egy adott dokumentum keresését. Ha rendszeresen elővesszük az iratokat, akkor a gyűrűskönyv vagy karos iratrendező mappa a legjobb megoldás, mert ezekből egy mozdulattal kivehetjük a szükséges dokumentumokat. Egy mappán belül megkönnyíthetjük a keresést regiszterek, különféle színű elválasztólapok használatával. Az összes irodai papíráru esetében elmondható, hogy óriási kínálatból választhatunk szín, forma, funkció tekintetében egyaránt.

Archiválás

A már lezárt ügyekhez kapcsolódó, megőrzendő dokumentumokat archiválják, lefűzik. Nagyon fontos, hogy az egy ügyhöz tartozó dokumentumok együtt kerüljenek az irattárba. Használhatjuk e célból az iratgyűjtőket, gyorsfűzőket, klasszikus szalagos irományfedeleket, gumis vagy karton mappákat, melyeket egy tokos iratrendezőbe, majd archiváló dobozba téve és felirattal ellátva helyezzük végleges helyére. Az archiváló dobozok általában egyszerű kivitelű, sokszor újrahasznosított papírból készült kartondobozok. Külsőre talán nem olyan tetszetősek, mint az egyéb irodai papíráruk, de ez egy irattárban vagy szekrény belsejében nem is elsődleges szempont. Cserébe viszont erősek, masszívak, a rendszerezés megkönnyítése érdekében legtöbb esetben már eleve címkével ellátottak, így a célnak tökéletesen megfelelnek.

Iratmegsemmisítés

A dokumentumkezelés utolsó, de kihagyhatatlan lépése az iratmegsemmisítés. Adatbiztonsági szempontból a régi és eldobott dokumentumok ugyanolyan kockázatot jelentenek, mint a még aktív, használatban lévő iratok. Kiemelten fontos a felesleges iratok szakszerű megsemmisítése, melynek kiváló eszköze az iratmegsemmisítő. Kizárólag azokat a papírokat őrizzük meg és archiváljuk, amelyekre valóban szükség van.

Napjainkban dokumentumainkat digitális formában, hordozható merevlemezen is archiválhatjuk. A merevlemez meghibásodásának lehetősége miatt ne felejtsünk el biztonsági másolatot készíteni, szakértők szerint nem is egyet, hanem rögtön legalább kettőt.