{{ComputedLoadMoreText}}

{{totalCount}} termékből {{dataLength}} darabot már láttál

Gyűrűs mappa a hatékony rendszerezésért

A gyűrűs mappa az iratok rendszerezésének egyik legjobb eszköze: strapabíró, tartós és könnyű elrendezni benne az iratokat, ezért az iratszekrények és a konferenciák közkedvelt kiegészítője. A hagyományos mappa is alkalmas az iratok tárolására, de megnehezíti a rendszerezést, mert ha bele szeretnénk tenni egy új papírt, akkor az összeset ki kell vennünk. Egy gyűrűs mappába viszont a nyitható fémgyűrűk segítségével bárhova könnyen betehetünk pótlólag is egy-egy lapot, a gyűrűk pedig a lapozást is egyszerűbbé teszik. Elválasztólapokkal témakörök szerint, ábécérendben vagy akár egyéb szempontok alapján tovább kategorizálhatjuk iratainkat.

A könnyű lapozhatóság és egyszerűen cserélhető oldalak miatt katalógusként is jól működik: a cégek portfólióját gyakran logóval ellátott gyűrűs mappában adják át az ügyfeleknek átnézésre. Nagyobb terjedelmű prezentáció, vagy több témából, katalógusból álló anyag kezelésére is megfelelő választás a nyitható szerkezetes gyűrűskönyv, és az irodai polcok is teljesen egységessé tehetőek velük. A szokványos A4-es mellett gyűrűs mappa A5 méretű kiszerelésben is kapható az Office Depot kínálatában, a kisebb méretű iratok rendszerezéséhez.

Nem csak az irodákban vehetjük azonban hasznát, a mappa otthonunkban is segítségünkre lehet a rendszerezett, esztétikus tárolásban.

Rendszerezés az otthonunkban

Ha elegünk van már a reménytelen iratkupacokból, és abból, hogy órákig kell keresgélnünk az éppen szükséges iratot, szánjunk rá egy kis időt és vágjunk bele a rendszerezésbe. Fontos papírok mindig is voltak és lesznek: egészségügyi dokumentumok, kórházi zárójelentések, háztartási kisgépek és elektromos berendezések garancialevelei, blokkok, számlák, használati utasítások. Ide tartoznak még a befizetett közüzemi számlák, a születési és házassági anyakönyvi kivonatok, az ingatlan és az autó papírjai, a biztosítások, banki szerződések, befektetési papírok, kötvények és hitelek papírjai. Felsorolni is hosszú, nemhogy minden alkalommal végignyálazni őket, éppen ezért egyáltalán nem mindegy, mennyire áttekinthető a rendszer. Az Office Depot kínálatában pedig színek, minták és stílusok széles választékából szemezgethetünk, hogy a mindennapokat megkönnyítő mappa ne csak praktikus legyen, hanem az otthonunkba harmonikusan illeszkedő, esztétikus berendezési tárgy is egyben.

A cél az lenne, hogy a beérkező levelek, számlák és más fontos papírok ne a cipősszekrényen, a hűtőgép tetején, vagy a laptop mellett landoljanak, mert ebből lesznek a befizetetlen számlák, elkallódott iratok és hasonlók. Először is nevezzünk ki egy helyet a lakásban, ahol majd tároljuk az iratokat: ez lehet egy szekrény fiókja, láda, doboz, vagy bármilyen alkalmas tároló. Lehetőleg ne több különböző helyre tegyük az iratokat, hanem egy nagyobb helyet jelöljünk ki az összesnek, így nem kell később azon gondolkodnunk, hogy mit hova pakoltunk.

Ha megvan a helyük, akkor elkezdhetjük témakörönként szortírozni őket. Ha csak beömlesztjük őket vegyesen egy-egy mappába, azzal a saját életünket nehezítjük meg! Osztályozhatjuk őket például a következő módon: személyes, egészségügyi, lakással, adóval és munkával kapcsolatos iratok. Ha jól átgondoltuk a kategóriákat, lássuk el a mappákat feliratokkal egy alkoholos filc segítségével, vagy az adott irattartóhoz való íróeszközzel.

Most pedig nekiláthatunk a szétválogatásnak. Elsőre ijesztően nagy mennyiségnek tűnhet az egész idáig felgyűlt irathalmaz, de azért valószínűleg már elkezdtük valami módon csoportosítani, így nem lesz olyan vészes a dolog, mint ahogy elsőre látszik. Ha ezzel készen vagyunk, lehetőleg időrendben tegyük bele őket egy-egy tasakba, azokat pedig a gyűrűs könyvbe, így nem kell a papírokat egyenként kilyukasztanunk. Ne egy nap alatt akarjunk mindennel végezni: ha napi félórát rászánunk, akkor is pár nap alatt a végére érünk. Ha pedig új papírok érkeznek, igyekezzünk legalább heti rendszerességgel a helyükre tenni őket, hogy elkerüljük az újabb káoszt.

Nagy dilemma szokott lenni a selejtezés is, de szerencsére ennek is megvannak a módszerei. Például évente kiselejtezhetünk egy jókora mennyiséget a közüzemi számlákból, hiszen csak öt évre visszamenően kell megőriznünk. Ezen kívül is ajánlott évente legalább egyszer átnézni a többi papírjainkat, hogy ne szaporodjanak el túlságosan. A már nem garanciális, esetleg réges-régen kidobott eszközök garanciapapírjait szintén felesleges tartogatni, de ugyanez vonatkozik a magától értetődő használati utasításokra is.